原标题:会议管理系统的完整版本,内容全面详细,以提高组织效率
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第1章总则
第1条目的
为了规范公司的会议召开程序,确保会议的高质量、高效率,帮助相关部门集思广益、促进沟通、统一思想、协调步调,实现科学决策,特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于公司各级、各类会议的组织与管理。
第2章会议分类
第3条根据会议范围分类
根据会议的范围,可以分为以下五种。
(1)公司级会议,包括全公司员工大会、全公司技术人员、项目经理、施工队长等的大会或代表大会。召开此类会议,应经总经理批准,由各相关部门负责组织召开,公司领导参加。
(2)专业性会议,指公司业务系统、技术系统等组织召开的会议。召开此类会议,应经公司领导批准,各业务主管部门负责组织召开,公司业务分管领导参加。
(3)系统或部门工作会议,指由各职能部门、项目经理部召开的会议。召开此类会议,应经部门领导或项目经理批准,并报行政办公室备案,由单位领导负责组织,公司领导视情况派员参加。
(4)所、厂、库、队、班、组会议,指由基层单位领导根据工作、生活情况召开的会议,上一级领导也可派员参加。
(5)上级或外单位在本公司召开的会议(现场会、报告会、演讲会等)或公司的业务会(管线施工管理、维护管理、材料管理、车辆管理、员工管理、伙食管理等会议),应由行政办公室或主管部门安排召开,分管的公司领导参加。
第4条根据会议内容分类
根据会议的内容,可以分成四大类。
(1)行政专业会议,包括董事常务会、董事代表会、董事办公会、总经理常务会、公司事务性会议、公司年度员工大会、公司经营分析会、质量分析会、安全工作会、专业技术工作会、工程设计任务完成及调度专门会议、公司各级部门工作例会、班组班前例会等。
(2)各类代表大会,包括员工代表会、各级各类人员代表大会等。
(3)专题会议,包括问题研讨会、专员研讨会、工作专题会等。
(4)其他会议,包括定期的例会、临时性会议等。
第5条部分会议的议题安排
上述部分会议的内容安排如下表所示。
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第3章会议数量与质量控制
第6条会议数量控制
对会议数量的控制,行政办公室主要应做好以下三个方面的工作。
(1)建立严格的会议审批机制。
①公司一切会议归行政办公室审批,防止会议无准备、无预告、无明确议题,保证会议召开的必要性。可开可不开的会不开,能采用别的方法解决的不开,无实质性或纯礼节性会议不开,能合并的不单独召开,已有明确决议的不重复开等。
②本着“下级服从上级、小会服从大会、局部服从全局”的原则召开会议。
③凡涉及多部门的会务性会议,应统筹安排、删减合并,确保会议的必要性和有效性。
(2)科学设置例会。
不断检查分析,取消无存在价值的例会,合并效率不高的例会。
(3)提高相关人员掌握会议的水平。
根据具体情况,选择最适用和最有效的沟通方式,减少会议数量,可选择面谈、现场指导、打电话、发邮件等其他办法。
第7条会议质量控制
为有效地控制会议质量,应从以下10方面进行考虑。
(1)会议目的是否明确。
(2)开会时机是否成熟。
(3)会议规模、规格是否适度。
(4)会议应紧凑,决不短会长开。
(5)准备工作应反复检查,充分准备。
(6)主持人应具备把握会议的能力,能适时引导会议按既定方案进行,达到预定目的和效果,不跑题、偏题、马拉松开会。
(7)排除会议干扰,要求手机设置为静音,禁止在会场打电话、高声谈论,要求与会者坐姿端正并记录会议决议等。
(8)利用现代化信息技术,运用互联网、投影、录音、录像等手段提高会议效率。
(9)议题集中,不宜过多,保证较短时间内能完成全部议程,并保证问题解决的深度和效果。
(10)一切会议应有计划、议程主要发言人必须有发言稿或详细发言提纲。
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第4章会议准备
第8条参加人员
(1)需要通知参加会议的人员,主要包括四类。
①对会议目标负有主要或直接责任者。
②对会议议题有绝对决定权力者。
③会后行动的直接执行者。
④对会议议题有专门知识或经验者。
(2)会议主办部门应严格控制参会人数,无关或不需要参加的人员能不参加则不参加。例如,对于讨论性会议,总人数一般不超过20人。
第9条会议时间
确定会议的时点与长短,需要做好以下四个方面的工作。
(1)事先调查,保证会议安排在多数与会人员能集中精力开会的时间段。
(2)尽量安排在关键人员的最佳开会时间。
(3)在保证效果的前提下力求开短会,并留有机动时间。
(4)把握开会时机,时间紧迫的会议应尽早开,留给与会者执行落实会议决议的时间;需要与会者充分研讨的,应提前较长时间告知会议议题,给与会者留出充分的准备时间。
第10条会议议程安排
议程由主办单位拟定,主要包括会议内容、讨论事项、达到目的、其他要求等。
(1)重要议题安排在会议前一时间段。
(2)明确或控制会议中各议题的时长,防止时间失控。
(3)控制议题数量,保证议而有决,能解决问题。
(4)保证与会者有备而来。
(5)注意引导、归纳、提升会议议题。
(6)需发放的资料应提早分发,让与会者在会议正式开始前可以明确会议内容、准备自己的看法,减少会中宣读、阅读、演讲的时间耽搁。
(7)连续2~3小时以上的会议应安排中间休息,一般为10分钟。
第11条会场布置
会场布置工作主要包括会场空间、座位、条幅标语、音响、投影、照明、通风等的安排和布置,具体要求如下。
(1)会场空间应便于与会人员进出。
(2)座位应有利于主要与会人员的视野通畅、便于相互交流、便于记录和阅读。
(3)会议必须的设备应有质量保证,并应进行会前检查。
(4)会场一般应设“禁止抽烟”、“请勿喧哗”等警示牌,保证会议环境。
第12条会议通知
(1)通知的拟定和要素:参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求,并应注明经办联系人、电话号码、职务以及所在单位和盖章等。
(2)通知书写:文字应简洁明了、全面周到,用电话等形式的会议通知应准备底稿。
(3)无记名参加的人员,对范围、对象、职务要通知清楚。
(4)为保证与会人员按时到会,可采用预先通知和正式通知两步进行。
(5)对于重要会议进行预先通知后,应监督准备情况,保证开会时各方面均准备到位。
(6)对参会的关键人员应当面通知或多次核实能否按时到会。
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第5章会中管理
第13条人员签到
(1)准备签到表格、牌、卡或与会人员签到花名册等。
(2)簿式签到:参加会议人员在预先准备的签到簿上签名以示到会。
(3)大会工作人员代签:按准备好的应参加人员花名册,来一个由大会工作人员“√”表示到会,“×”表示缺席,“O”表示请假等。
(4)证卡签到:预先打印参加大会的卡,发给个人填写姓名及其他内容,到会场交给主持大会工作人员,以统计到会、未到会人员情况。
(5)座次表签到:预先将参加大会人员安排座位,到会人员到座位在表上消号或打“√”。
(6)电脑签到:预先将与会者的指纹或磁卡信息输入电脑,到会人员按指纹或刷磁卡签到。
(7)签到完成后,工作人员应尽快统计出应到、实到人数,未到人,交大会主持人。
第14条会场服务
(1)引导座位:工作人员按事前安排的座位,引导与会人员尽快就坐,特别要注意主要领导人员和主席台就座人员的座次位置。
(2)分发会议文件、材料:重要文件可发到个人或主要负责人手里,可事先认领签收,也可会场提前认领签收。
(3)内外联系、传递信息:对大会进行中领导对外要办的事项,外来人员电话重要日程安排布置等的办理,外来记者等接待陪同等事项。
(4)维护会场秩序:保证会场内外的肃静,注意周围警戒和保卫,严防各种事故发生,减少会议中的走动。
(5)处理会中临时事项:承办主要领导或重要与会人员交办的急事。
(6)其他服务:对会中一般需用物品应有余量准备,以应付个别需求。保持会场通风、采光和卫生。
第15条会议进程管理
(1)主持人应熟悉会议议程、议题、目的和会议精神等。
(2)尤其主持人和主讲人应按时到位,在开会前10分钟由主持人清点人数,按时开会。
(3)要注意基层与会人员的想法、看法。
(4)主持人应集中与会者的意见后做总结,引导围绕中心畅所欲言,避免争执和人身攻击。
(5)讨论前应明确讨论的议题,要及时纠偏和引导。
(6)科学安排议程,注意中间休息和节奏安排。
(7)减少中途退席,特别是主要与会人员退席的发生。
(8)一般情况下不改变议程安排。
(9)当议论达到预期目的时,应及时小结并引导转换议题。
(10)主要研讨的议题一般应放在大会前半部分时间。
第16条会议记录
(1)行政办公室应派专人对会议内容予以详细记录,具体包括会议名称、时间、地点、出席人员情况、会议组织情况、主持人等,重点要做好会议议题、讨论发言情况、所形成的决议等内容的记录。
(2)会议纪要应由专人负责,并及时在会上通过。
第6章会后工作
第17条行政办公室的会后工作
(1)督促参会行政人员及时整理会议记录,形成会议纪要、决议等结论性文件,并分发存档。
(2)按会议纪要和决议内容,督促相关部门和人员逐项落实会议决策,以期达到召开会议的预期目的。
第18条会议主持人员
会议主持人员应及时对会议的主持情况进行总结,不断提高主持会议的能力。
第7章附则
第19条本制度由综合管理部负责解释。
第20条本制度由发布之日起开始执行。
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【参考文章】【党务知识】基层党支部各类会议纪要举例
编者按:“三会一课”制度是党的组织生活的基本制度,是党的基层支部应该长期坚持的重要制度,必须抓紧抓严、落细落实。经调研发现,基层党支部还不同程度存在会议记录不统一、不规范等问题,现从《基层干部参阅》摘录党(团)支部各类会议记录范例,供大家学习借鉴。来源:基层干部参阅